Informatie en gegevens daar draait het allemaal om. Ze vormen de levensader van elke organisatie en worden zorgvuldig bewaard in talrijke documenten. Deze documenten worden meermaals per dag geraadpleegd, gedeeld en bewerkt. Het is dan ook vanzelfsprekend dat al deze bestanden eenvoudig te vinden zijn en steeds beschikbaar zijn voor elke medewerker. Helaas is de realiteit vaak anders en kampen heel wat bedrijven met een chaotisch document management.
In deze blog willen we dan ook graag enkele veelvoorkomende uitdagingen van documentbeheer toelichten.
Documenten zijn moeilijk vindbaar
Één van de grootste uitdagingen omtrent documentbeheer is het niet onmiddellijk kunnen terugvinden van documenten. Dit kan te maken hebben met het feit dat nog steeds heel wat medewerkers hun bestanden lokaal opslaan in plaats van op een gecentraliseerde plek waar iedereen toegang toe heeft.
Een andere oorzaak is het heen en weer sturen van mails met documenten. De ontvanger opent het document dan vanuit het mailsysteem en slaat het vervolgens enkel lokaal op. Het steeds heen en weer sturen van documenten per e-mail zorgt niet alleen voor een complexere vindbaarheid, maar ook voor een warboel aan verschillende versies van hetzelfde document.
Daarnaast heeft elke medewerker ook zijn/haar eigen manier om documenten te benoemen en op te slaan. Dat zorgt voor een extra moeilijkheidsfactor in het terugvinden van de juiste bestanden.
Een onduidelijke mappenstructuur zorgt voor verwarring
Heel wat bedrijven denken een goed document managementsysteem opgebouwd te hebben door de invoer van een vooraf bepaalde mappenstructuur. Helaas is een mappenstructuur enkel efficiënt wanneer elke werknemer precies weet hoe deze in elkaar zit en hoe documenten er precies inpassen. Indien niet iedereen mee is met de structuur of de structuur te complex opgesteld is, geven ze het op en gaan ze alsnog hun eigen weg omtrent het opslaan, bewaren en delen van hun documenten.
Talloze locaties binnen verschillende applicaties
Om onze taken zo efficiënt en snel mogelijk uit te voeren, al dan niet in samenwerking met collega’s, maken we steeds vaker gebruik van meerdere applicaties. Erg handig natuurlijk, want voor elke functionaliteit die we nodig hebben, bestaat er een tool. Alleen zorgt deze overdaad aan applicaties voor een hele kluwen aan opslaglocaties voor documenten. Niet alle applicaties zijn tenslotte zo met elkaar verbonden dat ze een gemeenschappelijk documentbeheer mogelijk kunnen maken. Bovendien werken heel wat applicaties zelfs niet met handige mappen, maar met een zoekfunctie. Dit kan ervoor zorgen dat u snel een bepaald stuk informatie terugvindt, maar niet het grote geheel. Er is geen bovenliggende structuur om aan vast te houden dus bent u aangewezen op het invoeren van de een zoekterm na de andere. Het gevolg: tijdverlies en geduld dat sterk op de proef gesteld wordt.
Meer gebruik van zoekfunctie bij nieuwere generaties
Mappenstructuren, het is een fenomeen dat generatiegebonden is. Jongere generaties zijn het steeds vaker gewend om apps als Whatsapp, Facebook, Instagram, enzovoort te gebruiken. Deze apps maken geen gebruik van een achterliggende mappenstructuur, maar functioneren aan de hand van een zoekfunctie. Wanneer iemand van een jongere generatie op zoek moet naar bepaalde informatie of documenten, gaat deze dan ook onmiddellijk de zoekfunctie inschakelen. Niet meer op de server zoeken naar het juiste document met een specifieke benaming in een welbepaalde map. Terwijl een medewerkers van een andere generatie net het omgekeerde zou doen.
U krijgt dus ook steeds vaker te maken met generaties die een andere manier van werken gewend zijn. Een unanieme oplossing voor document management dringt zich dus op.
Document Management Systemen als ideale oplossing
Gelukkig bestaan er tools, meer bepaald DMS of Document Management Systemen, die uw medewerkers kunnen helpen om documentbeheer beter te organiseren zodat alle documenten steeds beschikbaar én vindbaar zijn. Enkele voorbeelden hiervan zijn Microsoft Teams of SharePoint. Aurelium ontwikkelde zelfs een eigen Aurelium SharePoint waarmee u uw document management beter kan beheren. Wenst u meer te weten over SharePoint als DMS, dan kan u zich inschrijven voor een Aurelium SharePoint demo.
Wenst u meer informatie over hoe u uw documenten vindbaar en beschikbaar maakt zodat uw medewerkers op een snelle en efficiënte manier over de juiste bestanden beschikken? Schrijf u dan nu in voor het Aurelium webinar omtrent document management. U ontdekt er heel wat interessante tips voor een efficiënter document management en dat binnen een Microsoft 365 cloud-omgeving. Tijdens de sessie geven we uitgebreid toelichting bij bovenstaande problematieken, we tonen u aan de hand van voorbeelden hoe u met een DMS aan de slag kunt en wat het voordeel van een goede mappenstructuur en het gebruik van portals.
