Een digital workplace wordt steeds meer de norm binnen bedrijven en kan heel wat voordelen bieden. Het zorgt immers niet alleen voor een betere samenwerking tussen collega’s die zich niet altijd op kantoor bevinden, maar ook voor meer vertrouwen en ondersteuning voor persoonlijke groei. Daarnaast creëert u met een digital workplace een betere balans tussen werk- en privésfeer door alle nodige informatie en tools te verzamelen op één gecentraliseerde plek.
Om bedrijven de mogelijkheid te geven om een efficiënte digital workplace uit te bouwen, ontwikkelde Microsoft Teams, een platform dat dienst doet als een ware hub voor werknemers. De reden waarom Microsoft Teams de ideale digital workplace is voor tal van bedrijven, heeft onder meer te maken met de integratie van zowel Office 365 tools als externe samenwerkingsprogramma’s. In dit artikel geven we u een aantal tips mee over hoe u Microsoft Teams kan inrichten voor uw MKB, en een overzicht van de verschillende tools die u kan integreren om uw medewerkers te voorzien van de meest efficiënte en aangename digital workplace.
Teams, kanalen en integraties
In Microsoft Teams onderscheiden we ‘teams’ en ‘kanalen’. Die laatste groep is een onderverdeling binnen een specifiek team. Het team ‘Marketing’ kan dus bijvoorbeeld verschillende kanalen bevatten zoals ‘algemeen’, ‘events’ of ‘campagnes’.
Binnen elk kanaal vinden we verschillende default tabs terug zoals ‘notities’, ‘gesprekken’ en ‘bestanden’, maar u kan ook zelf tabs toevoegen voor bepaalde applicaties die u vaak gebruikt of raadpleegt. Welke apps u kan integreren met Microsoft Teams, leest u hieronder.
Op zoek naar meer informatie over hoe u de implementatie van Microsoft Teams aanpakt in uw MKB? In onze use case leest u hoe we Microsoft Teams uitrolden binnen Aurelium.
Integratie met Office 365 applicaties
Microsoft Teams biedt bedrijven de mogelijkheid om verschillende applicaties uit Office 365 te integreren in hun digital workplace. Aangezien heel wat van deze apps dagelijks door werknemers gebruikt worden, is het eenvoudig om ze op één gecentraliseerde plek terug te vinden en er snel gebruik van te kunnen maken. We zetten de meest bekende Office 365 in Microsoft Teams even voor u op een rijtje:
- Word, Excel en PowerPoint
Door de integratie van Word, Excel en PowerPoint in Microsoft Teams kunnen uw medewerkers documenten, spreadsheets en presentaties aan een tab in Teams toevoegen. Zo kunnen andere leden uit het team deze documenten snel en makkelijk consulteren en er in real-time aan samenwerken. - SharePoint
SharePoint en Microsoft Teams met elkaar integreren, zorgt ervoor dat teams op een eenvoudige manier documenten met elkaar kunnen delen en er samen aan kunnen werken. Elk document dat in Teams gedeeld wordt, wordt opgeslagen in de SharePoint library die toegewezen is aan dat specifiek team. - Power BI
U kan ook Power BI integreren met Microsoft Teams waardoor u verschillende rapportages en dashboards kan toevoegen aan een tab in Teams. Zo is iedereen binnen het team op de hoogte van dezelfde cijfers, grafieken en analyses. - OneNote
Leg ideeën, takenlijsten en andere gedachten vast in notities en deel deze met uw team. Met deze integratie kan u ook steeds tezamen notities aanpassen of aanvullen.
Integratie met externe applicaties
- Trello en Asana
Beide applicaties zijn samenwerkingstools die u kan integreren in Microsoft Teams. Asana helpt uw medewerkers het overzicht te bewaren van wie wat binnen een bepaald team doet. U kan taken en vervaldata aan elkaar toewijzen en reacties toevoegen als feedback voor andere leden binnen uw team of kanaal. Trello doet net hetzelfde: aan de hand van borden, kaarten en lijsten kunnen uw werknemers projecten managen en prioriteren. - Google Drive en Dropbox
Deze applicaties zijn handig om documenten, foto’s en video’s op een veilige manier op te slaan en toegang te verlenen wanneer u het deelt met uw team of kanaal. - YouTube
Deel relevante YouTube-video’s binnen uw teams en kanalen door de eenvoudige zoekfunctie of plak simpelweg de URL in uw kanalen.
Bent u nieuwsgierig naar wat Microsoft Teams nog meer te bieden heeft als digital workplace? Schrijf u dan in voor onze Microsoft Teams workshop. U komt niet alleen te weten hoe uw medewerkers vlotter met elkaar kunnen communiceren door Teams te gebruiken, maar ook hoe ze transparanter kunnen samenwerken en welke features het interessants zijn voor uw digital workplace.
